Es war nie einfacher.

AEM Forms ist eine umfassende Plattform zur Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung von Formularen und Dokumenten. Sie optimiert interne und externe Prozesse, verbessert die Datenverwaltung und bietet ein Frontend für Formulare, ein Backend für Prozesse, Dokumentendienste sowie zahlreiche Schnittstellen.

Das Frontend - Früher: PDF-Formulare

Adobe prägte die digitale Formularwelt mit dem PDF-Standard. 2004 führte Adobe mit der LiveCycle-Technologie die XFA-Formulare ein, die interaktive Funktionen wie JavaScript-Logiken und XML-Datenübertragung ermöglichten. Diese Formulare, auch XDP-Formulare genannt, konnten umfangreiche Anwendungslogiken abbilden.

Der AEM Forms Designer ermöglicht die Erstellung dynamischer PDF-Formulare, die in Adobe Reader ausgefüllt werden können. Allerdings bieten XFA-Formulare Einschränkungen, da sie auf mobilen Geräten und anderen PDF-Viewern nicht zuverlässig unterstützt werden.

Mit der Fusion von Adobe LiveCycle und AEM (Adobe Experience Manager) 2014 entstand AEM Forms, eine Lösung, die für die Webentwicklung von Formularen optimiert wurde und seit AEM 6.0 vollständig integriert ist.

Acrobat und Formularerstellung
Adobe Acrobat Pro bietet einfache Formulare, basiert aber auf der AcroForms-Technologie, die im Enterprise-Bereich schnell an ihre Grenzen stößt. Die Anbindung an Schnittstellen und die Datenweitergabe sind in AcroForms komplizierter und erfordern zusätzlichen Aufwand.

AEM Forms ist responsiv
Adobe Experience Manager mit dem Forms-Modul bietet eine Plattform für die Entwicklung responsiver HTML5-Formulare. Adaptive Forms nutzen moderne Webtechnologien wie „Vanilla JavaScript“ und BEM-Styles, wobei Adobe den Quellcode als Open Source bereitstellt. Entwickler können vorgefertigte Repositories oder Maven Archetypes verwenden, um Projekte schnell zu starten.
Formulare werden im AEM Forms Editor hauptsächlich über Drag & Drop erstellt. Komplexe Logiken lassen sich durch JavaScript ergänzen. Die Datenverwaltung erfolgt hauptsächlich im JSON-Format, mit Unterstützung für XML. Schnittstellen zu Drittsystemen wie REST, SOAP und OData können einfach über „Form Data Models“ integriert werden.

PDF bleibt wichtig
HTML-Formulare haben Einschränkungen: Sie können nicht signiert, revisionssicher archiviert oder gedruckt werden. AEM Forms löst diese Probleme, indem Formulardaten aus einem Adaptive Form in ein PDF übertragen werden können. Dieses PDF kann dann signiert, gedruckt oder archiviert werden. Adobe bietet zwei Varianten für das „Document of Record“ (DoR): eine generische Vorlage, die für alle Webformulare verwendet werden kann, und eine XDP-basierte Vorlage, die individuelles Design ermöglicht.

Das Backend
Daten aus Formularen werden im AEM-Backend verarbeitet. Dies umfasst JSON- oder XML-Daten, PDF-Dokumente und Dateianhänge. Über Submission Handler können die Daten an Schnittstellen, Cloud-Storage-Dienste oder Workflows weitergeleitet werden. Ein Workflow-Editor ermöglicht die Gestaltung komplexer Sendeprozesse. Zudem können eigene Services in Java entwickelt und integriert werden.

Die „Headless Adaptive Forms“-Technologie von AEM Forms ermöglicht die Nutzung der Backend-Funktionalitäten in eigenen mobilen Applikationen oder Single Page Applications. Adobe stellt Clients für Java, JavaScript und NodeJS auf GitHub bereit.

Betriebsvarianten
AEM Forms ist in verschiedenen Varianten verfügbar: On-Premise, als Managed Service oder als Cloud-Service. Alle Varianten basieren auf derselben Code-Basis, wobei der Cloud-Service kontinuierlich neue Funktionen erhält. Adobe verfolgt einen Cloud-First-Ansatz, wobei neue Features zunächst in der Cloud verfügbar sind.

Vier Versprechen des Cloud-Services:

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• Ständige Verfügbarkeit: Inhalte sind jederzeit verfügbar und können weltweit bereitgestellt werden.
• Skalierbarkeit: Automatische Anpassung an steigende Lasten.
• Aktualität: Regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches ohne Ausfallzeiten.
• Weiterentwicklung: Ständige Verbesserung der Plattform basierend auf Kundenfeedback und Best Practices.

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Neue Features: Early Access und Prereleases

Adobe ermöglicht über das „Early-Access“-Programm und Prerelease-Builds Entwicklern den Zugriff auf kommende Funktionen und Innovationen im Bereich AEM Forms.

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Ob adaptive Formulare, starke Integrationen oder compliance-gerechte Workflows – AEM Forms bietet alles, was Sie brauchen, um Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten.