Leoni AG

Personalisiertes Formularportal bei LEONI

Einer der weltweit führenden Anbieter für Kabel, Drähte und Bordnetz-Systeme im Bereich Automotive setzt auf ein optimiertes Formular- und Workflow Management auf Basis von AEM Forms.

Herausforderung

Strukturierte Verwaltungsabläufe sind ein wichtiger Faktor in der betrieblichen Organisation des Unternehmens – vom einfachen Urlaubsantrag über Projektformulare bis hin zu Compliance-kritischen Genehmigungsprozessen. Eine wichtige Rolle spielt hierbei das Formular als Startpunkt vieler Abläufe im Unternehmen.

Als eine besondere Herausforderung bei LEONI stellte sich die Verbesserung der Auffindbarkeit heraus. Denn die Formulare waren ursprünglich über eine Seite des Intranets erreichbar und dort alphanumerisch sortiert: nach Titel, Formularnummer und Fachbereich. Bei Nutzung der Suchfunktion gab es unter Umständen mehrere Treffer – und diese nicht nur aus dem gesuchten Bereich. Voraussetzung für ein schnelles Auffinden war deshalb eine möglichst genaue Kenntnis des Formulartitels. Alternativ bot sich die Suche über den Fachbereich an – dabei war aber die Kenntnis über die korrekte Zuordnung des Formulars notwendig. Diese teilweise aufwendigen Aktionen gehören mit dem Einsatz von Adobe Experience Forms der Vergangenheit an.

Umsetzung

Mit dem Einsatz von Adobe Experience Forms können Formulare jetzt beim Upload ins Portal sofort verschlagwortet werden, sodass sie sich beim Suchen nach den jeweiligen „Tags“ filtern lassen. Dazu wurde eine Tagstruktur nach Abteilung (z.B. Personal, Controlling), nach Kategorie (z.B.: Weiterbildung, Dienstreise) und Formulartyp (z.B. Antrag, Nachweis) entwickelt. Zudem können Mitarbeiter eine Formularsuche nach Volltext und Autofill-Funktion nutzen und ihre wichtigsten Dokumente als Favoriten markieren, sodass diese in einer personalisierbaren Liste im Formularportal angezeigt werden. Das verringert die Zeit für die Suche nach dem richtigen Formular heute erheblich. Im Formularportal verwaltet LEONI inzwischen zentral alle Formulare des Unternehmens.

Über diese Formulare lassen sich auch direkt Workflows anstoßen, wie bspw. der Projektantrag oder die Personalanforderung. Dynamische Funktionen in Formularen erleichtern die Arbeit des Antragstellers dabei enorm. Etwa, wenn beim Überschreiten gewisser Budgetrahmen bei einem Projektantrag zusätzliche Genehmigungsstufen und Unterschriftfelder erforderlich sind.

Ergebnis

• Mitarbeiter profitieren von einer deutlichen Zeitersparnis durch bessere Auffindbarkeit von Formularen

• Das Unternehmen hat eine zentrale Plattform für das Management des kompletten Formularwesens geschaffen

• Skalierbarkeit: Wiederverwendbarkeit von Prozessschritten und Formularlogik für eine Vielzahl an Prozessen und Formularen

• Durchschnittliche Gesamtprozessdauer für die Personalanforderung (ca. 300 Prozesse pro Woche) konnte um 50 % reduziert werden

• Steigerung der Datenqualität, z.B. beim Projektantrag:

  • Die richtigen Personen haben freigegeben
  • Die richtigen Dokumente werden archiviert
  • Die Prozessschritte werden dokumentiert
  • Benötigte Dokumente können dem Prozess beigesteuert werden (z.B. vollständiger Business Case ab gewissen Investitionssummen)