AEM Forms Forum 2024

FEEL THE EXPERIENCE! Ein Motto mit doppelter Bedeutung

Am 13. Juni fand das 11. AEM Forms Forum von eggs unimedia statt und rund 100 Verantwortliche aus IT und Business trafen sich zum jährlichen Technologie-Event

Was hat Customer Experience mit Formularen zu tun, fragte Martin Brösamle in seiner Begrüßungsrede. Die Antwort ist: „Sehr viel“. Denn Formulare stehen an der Schnittstelle zwischen Kunden und Unternehmen. Ob Antragsprozesse bei Banken, Lead Generation Formulare von Technologieunternehmen oder Schadensmeldungen bei Versicherungen – es kommt auf positive Kundenerfahrungen an. Und Verbesserungsmöglichkeiten gibt es in Formularprozessen zwischen Input, Processing und Output zuhauf. Ob Erhöhung der Click Rates, Beschleunigung der Ausfüllzeiten, Erhöhung der Completion Rates, Verringerung der Durchlaufzeiten, Erhöhung des Grads an Automatisierung, Wegfall von Medienbrüchen, Fehlerverringerungen – das Verbesserungspotential in Formularprozessen ist enorm und vielfältig!

Die Keynote

Der Schweizer Roger Basler de Roca eröffnete den Tag mit seiner mitreißenden Keynote „Mehr Zeit für das Wesentliche! Wie KI, ChatGPT & Co zum neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wird und Ihre Produktivität maßgeblich steigert“. Er strukturierte seinen Vortrag in Feststellungen, Hypothesen und eine Aufforderung. Anhand von anschaulichen Beispielen zeigte er eindrucksvoll, dass die größten Potentiale der KI in der Automation, Datenanalyse und Prozessoptimierung liegen.

Jedes Unternehmen braucht KI-Botschafter, also Personen, die aktiv in der Organisation mitarbeiten und sich für die Förderung und den verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz für alle einsetzen.

Seine Keynote endete mit einem Top10-würdigen KI-erstellten Song über das AEM Forms Forum mit dem Titel "AEM Forms im Flow". Es ist unglaublich, was inzwischen alles möglich ist.

AEM Forms in Aktion – die Ampleggs Bank Demo

Der Spagat von einer KI-Keynote zur Demo einer Formularlösung konnte größer nicht sein. Aber Jan-Erik meisterte ihn mit Bravour.

Anhand der Kontoeröffnung der fiktiven Demo Bank von eggs unimedia namens "Ampleggs Bank" stellte er die neuesten Möglichkeiten der AEM Forms Plattform vor. Er finalisierte ein Antragsformular auf Basis der Core Components. Dann zeigte er, wie dieses automatisch übersetzt werden und anschließend in eine Website, als eigenständiges Formular oder headless in einer App veröffentlicht werden kann. Vor allem die neuen Core Components sind sehr vielversprechend. Sie sind anpassbar und haben einen klaren Fokus auf Performance und Barrierefreiheit.

AEM Forms bei der 3 Banken Gruppe

Nach seinem Vortrag blieb Jan-Erik direkt auf der Bühne. Denn „seine“ Kunden von der 3 Banken IT und der Oberbank waren mit dem ersten Kundenvortrag an der Reihe und er als Tech Lead war mit von der Partie. Die 3 Banken IT ist der IT Dienstleister und das Rechenzentrum für die Banken der österreichischen 3 Banken Gruppe. Die 3 Banken IT betreut in Summe 280 Filialen, 7500 Endgeräte und 2500 Server. AEM Forms zählt als Kernbanksystem und ist essenziell wichtig für das laufende Tagesgeschäft. Formulare und Aufgaben auf Basis der AEM Forms Technologie können direkt aus dem Kernbankensystem, Beraterportal, Kundenportal oder der Banking App angestoßen werden. Anhand der Valutenbestellung (Bestellung von Fremdwährungen) stellten sie den komplett digitalen Prozess für Kunden und Bank vor. In Summe werden 3.000 Formulare und 130 Workflows über die Adobe Technologie abgebildet.

Mittagspause = Torwandschießen

Um 12:30 Uhr war es Zeit für die Mittagspause. Das Catering Team versorgte die Teilnehmer mit leckerem Essen und Hartwig Thöne, Sportmoderator bei Sport 1, moderierte wieder auf seine charmante Art die Duelle beim Torwandschießen. Die Teilnehmer vernetzten sich aufgrund der lockeren Atmosphäre untereinander, das Konzept zur verbesserten Interaktion ging also auf.

AEM Forms Sneaks

Nach der Mittagspause präsentierten wir eine Weltneuheit: Drei Kunden-Cases, aufgeteilt in die drei Schritte eines Formularprozesses „Input, Processing und Output“ wurden binnen 30 Minuten präsentiert. Für jeden Beitrag standen also 10 Minuten zur Verfügung.

Input:  Eduardo Bernal von TeamViewer und Alex Lotz von eggs unimedia übernahmen den Bereich Input. Die teamviewer.com gehört gemessen am Traffic zu den größten Websites der Welt. In ihrer alten Technologie-Welt hatten sie 620 Formulare ohne gemeinsame Grundlage im Einsatz. Änderungen erzeugten also einen sehr hohen Aufwand. Mit der Einführung von AEM Forms als Formulartechnologie für die Website konnte die Anzahl der Formulare auf unter 20 reduziert werden. Änderungen werden an wenigen zentralen Stellen gemacht, Formulare passen sich automatisch an die Sprache der Website an und es gibt Integrationen mit dem CRM, Mailsystem, Adobe Commerce, Marketo, MySQL und dem Ticketsystem freshdesk.

Processing:  Julian Manzel von eggs unimedia stellte stellvertretend für einen Industriekunden von eggs unimedia die Workflow-Möglichkeiten von AEM Forms vor. Unser Kunde verwendet einen Produktkonfigurator auf Basis von AEM Forms und das Formularportal ist zentrale Anlaufstelle für den Vertrieb. Aufgaben werden dynamisch zugewiesen, weitere Parteien können involviert werden, es kann eskaliert werden. Zu jedem Zeitpunkt besteht Transparenz im Forms Portal zum jeweiligen Stand eines Vorhabens.

Output:  Martin Hildwein von der Universität Wien und Martin Grimm von eggs unimedia stellten die Output Möglichkeiten vor. Hauptzweck der AEM-Forms-Plattform bei der Universität ist aktuell die Erzeugung von Dokumenten, wie Tätigkeitsberichte, Zeugnisse, Bescheide, Formschreiben etc.. Derzeit werden an der Universität Wien ca. 42 unterschiedliche Dokumentenvorlagen über die Plattform gemanagt und ca. 1,3 Millionen Dokumente pro Jahr erzeugt – Tendenz steigend. AEM Forms ist mit der Campus Management Software integriert, bspw. zur Datenvorbefüllung oder Ermittlung des Zeitpunkts der Erzeugung und Zustellung eines Dokuments.

Accessability

Digitale Barrierefreiheit und Inklusion ist eine Herzensangelegenheit bei eggs unimedia. Joel Köbner von eggs unimedia leitete seinen Vortrag mit einer beeindruckenden Zahl ein, denn in Deutschland leben 9,6 Millionen Menschen mit einer Behinderung, was ca. 11,7 Prozent der Bevölkerung entspricht.

2025 wird die Barrierefreiheit für eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen in der EU vorgeschrieben, vermutlich basierend auf WCAG 2.2 Level AA (ggf 2.1). Viele digitale Inhalte werden bis dahin hinsichtlich Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Robustheit und Verständlichkeit überarbeitet werden müssen. Die häufigsten Fehler sind aktuell geringe Kontraste, fehlende alternative Texte, fehlende Formularfeldbezeichnungen, leere Links, leere Buttons. Joel unterzog das zuvor von Jan-Erik erstellte Formular einem Tool-Test und das Formular zeigt einige Accessability-Fehler auf. Das wussten wir natürlich. Allem voran ein Kontrastfehler aufgrund einer weißen Schrift auf gelbem Hintergrund. Joel ändert die  Schrift des Formulars auf schwarz und siehe da, das Problem war behoben.

Seine Empfehlung zum Ende des Vortrags: „Nehmen Sie Barrierefreiheit in die gesamte Supply Chain auf: von Konzept und Design über Entwicklung und QA bis zum Betrieb. Barrierefreiheit ist ein Menschenrecht. Deshalb gibt es zukünftig zurecht drastische Strafen, wenn man es verletzt. Daher sollten Spezialisten und Wissen in Unternehmen aufgebaut werden.

Neuerungen von AEM Forms

Nach der Kaffeepause sprach Martin Grimm über die Neuerungen von AEM Forms. Die meisten Neuerungen fanden im Bereich der Core Components, der neuen Generation der adaptiven Formularkomponenten, statt. Zudem arbeitet Adobe an einer Vielzahl von Erweiterungen, für die es aktuell Early Adopter Programme gibt. Dazu gehören beispielsweise die KI-gestützte Formularentwicklung, Interaktionen von Formularen via Chatbot oder der Edge Delivery Services für AEM Forms. Interessenten können sich auch dazu gerne bei uns melden.

AEM Forms & Microsoft PowerAutomate

Eine der großen Neuerungen von AEM Forms ist eine Integration mit Microsoft PowerAutomate. Microsoft Bestandskunden können also bestehende Workflows und MS Teams Integrationen einfach mit der Formulartechnologie von Adobe verbinden. Voraussetzung dafür ist eine MS PowerAutomate Pro Lizenz sowie Adminrechte für AEM. Julian Manzel stelle die Möglichkeiten dieser neuen Partnerschaft vor. Ein Formlar auf Basis von AEM Forms wurde ausgefüllt und abgeschickt, der Prüfungs- und Genehmigungsworkflow fand in PowerAutomate statt. Nach erfolgter Freigabe wurde das Dokument via Adobe Sign unterschrieben, verschickt und an das Archiv übergeben. Wir waren bei der ersten Verprobung überrascht, wie gut das funktioniert.