Zeitmanagement – Maximieren Sie Ihre Produktivität

Was ist Zeitmanagement?

Beim Zeitmanagement geht es um Gewohnheiten, Fähigkeiten, Methoden und Prinzipien zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Produktivität und um die Verwaltung der aufgebrachten Zeit für bestimmte Tätigkeiten.

Kurz gesagt, es bezieht sich auf die Art und Weise, wie wir unsere Zeit organisieren und beinhaltet zudem Kontrolle und Organisation.

Die Planung und Priorisierung von Aktivitäten und Aufgaben

Sobald man das Ziel festgelegt hat, besteht ein weiterer, ebenso wichtiger Schritt darin, die Aktivitäten und Aufgaben zu planen und nach Prioritäten zu ordnen, um das Ziel zu erreichen.

Idealerweise sollten Sie sich am Sonntagabend oder Montagmorgen Zeit nehmen, um die Woche zu planen. Nehmen Sie sich außerdem jeden Tag etwa 30 Minuten Zeit für die Planung Ihres Tages. Fangen Sie nicht an, bevor Sie nicht eine klare Vorstellung davon haben, was Sie tun wollen. Wenn Sie Klarheit und Orientierung haben, fällt es Ihnen viel leichter, sich an die Arbeit zu machen.

Erstellen Sie Aufgabenlisten oder Prioritätenlisten. Versuchen Sie nicht, sich alles zu merken, was Sie zu tun haben. Das wird Ihnen höchstwahrscheinlich nicht gelingen. Deshalb ist es am besten, in ein Tagebuch zu schreiben, das Sie immer zur Hand haben.

Zögern Sie nicht, Hilfsmittel zu verwenden, die Ihnen beim Zeitmanagement helfen: Apps, personalisierte Terminkalender, Post-it-Notizen, Planer, Magnettafeln, farbige Marker und so weiter. Auf diese Weise haben Sie die besten Chancen, sich von der großen Menge an Arbeit nicht überwältigt zu fühlen und Ihre Zeit effizient zu nutzen.

Die Planung und Priorisierung von Aktivitäten kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen: Dringlichkeit, Wichtigkeit, gewinnbringende Aktivitäten und so weiter.

Das : "Wie man produktiver wird"

Eisenhowers Strategie für das Vorgehen und die Organisation Ihrer Aufgaben ist einfach. Anhand der nachstehenden Entscheidungsmatrix unterteilen Sie Ihre Aktionen in vier Möglichkeiten.

  • Dringend und wichtig (Aufgaben, die man sofort erledigen muss)
  • Wichtig, aber nicht dringend (Aufgaben, deren Erledigung man für später planen kann)
  • Dringend, aber nicht wichtig (Aufgaben, die man ggf. an eine Person delegieren kann)
  • Weder dringend noch wichtig (Aufgaben, die man streichen kann)

Tipps für ein effektives Zeitmanagement

  1. Begrenzen Sie Ihre Ablenkungen - Verbergen oder deinstallieren Sie Social Media Apps 
  2. Setzen Sie sich tägliche Ziele mit Erinnerungshilfen 
  3. Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst 
  4. Beenden Sie Multitasking
  5. Nutzen Sie Wartezeiten
  6. Bewerten Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen 
  7. Führen Sie eine Liste und streichen Sie Aufgaben ab, wenn sie erledigt sind.

Die Pomodoro-Technik

  1. Besorgen Sie sich eine To-Do-Liste und einen Timer
  2. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe, bis der Timer klingelt.
  3. Wenn Ihre Sitzung beendet ist, haken Sie einen Pomodoro ab und halten Sie fest, was Sie erledigt haben.
  4. Dann machen Sie eine fünfminütige Pause.
  5. Nach vier Pomodoros sollten Sie eine längere, erholsame Pause von 15-30 Minuten einlegen.

Die 25-minütigen Arbeitssprints sind der Kern der Methode, aber eine Pomodoro-Praxis beinhaltet auch drei Regeln, um das Beste aus jedem Intervall herauszuholen:

  1. Teilen Sie komplexe Projekte auf. Wenn eine Aufgabe mehr als vier Pomodoros erfordert, muss sie in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilt werden. Wenn Sie sich an diese Regel halten, können Sie sicherstellen, dass Sie bei Ihren Projekten deutliche Fortschritte machen.
  2. Kleine Aufgaben gehören zusammen. Alle Aufgaben, die weniger als einen Pomodoro benötigen, sollten mit anderen einfachen Aufgaben kombiniert werden und zusammen in einer Sitzung erledigt werden.
  3. Sobald ein Pomodoro eingestellt ist, muss er auch klingeln. Der Pomodoro ist eine unteilbare Zeiteinheit und kann nicht unterbrochen werden, insbesondere nicht, um eingehende E-Mails, Team-Chats oder Textnachrichten zu überprüfen. Alle Ideen, Aufgaben oder Anfragen, die auftauchen, sollten notiert werden, um später darauf zurückzukommen. Ein digitaler Aufgabenmanager wie ein Todoist ist eine großartige Sache, aber Stift und Papier tun es auch.

 

Pomodoro Site: https://pomofocus.io

 

Andere hilfreiche Links:

https://www.forbes.com/sites/johnrampton/2018/05/01/manipulate-time-with-these-powerful-20-time-management-tips

https://toggl.com/track/time-management-tips

https://www.spica.com/blog/time-management-techniques