Onboarding & Buddy Workshop

Bei eggs unimedia in München gibt es ein ausgeklügeltes Onboarding-Konzept für alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der zentrale Bestandteil in diesem Konzept ist ein Buddy. Jede:r Neue bekommt einen alten Hasen zur Seite gestellt. Diese beiden werden nun Onboarding Buddys. Der Buddy ist der erste Anlaufpunkt für die Neue/den Neuen bei Fragen jeglicher Art. Es wird fachliche Hilfestellung geleistet, die anderen Kolleginnen und Kollegen vorgestellt und natürlich erklärt, wie die Kaffeemaschine funktioniert.

Deshalb fragt Malina bei uns in München nach, ob wir einen Workshop für die rumänischen Buddys durchführen können. Alle neuen Kolleginnen und Kollegen in Cluj haben bereits einen Buddy für die Onboarding Phase an ihrer Seite. Der Workshop soll ihre Arbeit unterstützen, neue Impulse geben und Unsicherheiten abbauen. 

An diesem Punkt kommen meine Kollegin Aline Neumann und ich ins Spiel. Wir melden uns freiwillig, um den Workshop zu gestalten.

In Gesprächen mit Malina und Laura, unserer HR Managerin in München, erarbeiten wir die beiden Kernpunkte:

- Wie leben wir das Buddy-Konzept in München?

- Wie möchten die Kolleginnen und Kollegen in Cluj das Buddy-Konzept gestalten?

Malina stellt uns eine Liste aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer zusammen. Nach Durchsicht der Liste beschließen wir, daraus drei Gruppen zu bilden. Aufgrund der angespannten Corona-Situation in Deutschland und Rumänien besteht leider keine Chance für uns, die Workshops live vor Ort in Cluj durchzuführen. In unserer Konzeption ergibt sich also die weitere Herausforderung, einen spannenden Workshop im remote Umfeld zu gestalten.

Die Kommunikation bei eggs im Home-Office läuft hauptsächlich via Teams. Dementsprechend ist diese App für unsere Video Kommunikation gesetzt. Aline und ich entscheiden uns, zusätzlich ein Mural-Board einzubinden. Mit dessen Hilfe können alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einem zentralen Ort interaktiv zusammenarbeiten und in einer spielerischen Atmosphäre ihre Ideen generieren. Dank Alines Talenten als Frontend-Entwicklerin wird unser Board nicht nur inhaltlich, sondern auch vom Layout her ein Highlight. Nun steht unseren Workshops nichts mehr im Wege.

In den ersten beiden Dezemberwochen führen wir unsere Workshops in drei Gruppen durch. Die Dynamiken, die sich in den Teams ergeben, sind sehr unterschiedlich. Zusätzlich stellen wir fest, dass unsere Kolleginnen und Kollegen in Cluj viele verschiedene Fragestellungen zum Buddy-Konzept mitbringen. Das macht die Workshops interessant und abwechslungsreich.  

Teil 1 - Wie leben wir das Buddy-Konzept in München?

Nach Besprechen der Agenda und einer lockeren Vorstellungsrunde wird es schließlich ernst. Um einen Frontalunterricht zu vermeiden, entscheiden wir uns in diesem Teil für ein Interview-Format. Da Aline bei eggs schon umfangreiche Erfahrung mit dem Thema Buddy gesammelt hat, führe ich zur Veranschaulichung ein fiktives Interview mit ihr. Auf unserem Board sieht das so aus:

Teil 2 - Wie soll das Buddy-Konzept in Cluj gestaltet werden?

Im Hauptteil des Workshops setzen wir auf eine altbewährte Brainstorming-Methode. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer überlegen einzeln, welche Ideen sie zu den Fragestellungen haben, und notieren diese auf Sticky Notes, die direkt ins Board eingefügt werden. Durch den "Private Mode" kann dies im Geheimen erfolgen. Erst nach Abschluss dieser Runde werden alle Ideen aufgedeckt und besprochen. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten die Gelegenheit ihre Überlegungen vorzustellen und mit den anderen zu diskutieren. Zum Abschluss veranstalten wir eine Voting Session, um herauszufinden, welche der genannten Themen die wichtigsten in dieser Gruppe sind. Nach einer Feedback Runde, entlassen wir die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wieder in den Arbeitsalltag.

Die Workshops haben viele interessante Aspekte des Buddy-Konzepts sichtbar gemacht. Unsere Kolleginnen und Kollegen in Cluj sind nun sehr zuversichtlich, dass sie als Buddys auf dem richtigen Weg sind. Auch ohne den Workshop hatten sie bereits intuitiv verstanden, worum es dabei geht und was ihre Aufgabe als Buddy ist.

Auf den ersten Blick erscheint es nur als kleiner Schritt bei eggs Romania statt beim Nearshore-Partner beschäftigt zu sein, da man "nur" unter einem neuen Firmennamen und in einem neuen Büro, aber im gleichen Projekt und im gleichen Team weiterarbeitet. Dennoch ändern sich die Firmenkultur und -philosophie, die Strukturen, die Prozesse und die Verantwortlichkeiten. Sogar kulturelle Unterschiede werden sichtbarer. Für die Kolleginnen und Kollegen in Cluj eröffnet sich eine ganz neue Arbeitswelt. Das Buddy-Konzept ist der erste Schritt dorthin.